Les notices sont réalisées selon la règle de catalogage établie par le Frac Provence-Alpes-Côte d’Azur pour le fonds Livres, éditions et multiples d’artistes (LEM). La seule exception faite à cette règle est l’ajout de la rubrique « Bibliographie ». Les informations indiquées sur les notices apparaissent dans l’ordre des données à renseigner sur le logiciel de gestion de collection Gcoll2. Les commentaires des œuvres situés en fin de notice seront complétés au fur et à mesure.

Les visuels des livres sont réalisés selon une règle précise. Seule la couverture de l’ouvrage est photocopiée en noir et blanc. La photocopie de l’édition est ensuite scannée en noir et blanc. Si les dimensions de l’ouvrage sont supérieures ou égales à un format A4, la photocopie est réalisée au format A3. La feuille est ensuite scannée et réduite au format A4. Si l’édition n’est qu’une simple feuille de format A4, elle est alors reproduite et scannée en noir et blanc dans son format d’origine. Si les ouvrages sont placés dans une boîte, un coffret, une chemise ou une enveloppe, ils sont alors photocopiés dans leur contenant. Si l’édition est constituée d’un ensemble de plusieurs livres ou éléments éparses, un seul élément de l’ensemble est alors reproduit. Pour les dépliants et les inserts, on photocopie l’édition fermée.